Consecuencias de no cumplir principios tales como la integridad, responsabilidad y confidencialidad a la hora de gestionar y controlar la tesorería

Una de las materias que imparto en formación profesional es la gestión de tesorería dentro del Certificado de Profesionalidad Actividades de Gestión Administrativa, dentro de mi humilde opinión acompaño en el camino a los profesionales más interesantes que ofrece la formación profesional en el área de administración de empresas, y una de las funciones que puede desempeñar es la de auxiliar de tesorería.  Un auxiliar de administración que desempeñe las funciones de gestión de tesorería tiene la responsabilidad de verificar que todos los procedimientos están de acuerdo con las mejores prácticas de transparencia, eficiencia y honestidad.

¿Cuáles son sus funciones?… Hoy hablaremos de sus labores en el ejercicio de las funciones de auxiliar de gestión de tesorería.

Auxiliar de gestión de tesorería – Sus funciones

El trabajo de un Auxiliar de tesorería conlleva responsabilidades que, de no asumirse con profesionalismo y transparencia, pueden acarrear graves consecuencias tanto para el empleado como para la empresa a la que presta sus servicios.

Dentro de sus funciones el auxiliar de gestión de tesorería debe:

• Registrar y rendir informes diarios sobre los movimientos financieros de la empresa.
• Controlar los saldos y los movimientos de dinero en efectivo.
• Controlar los saldos de los bancos. Incluye las conciliaciones bancarias.
• Verificar que todos los pagos que se efectúen el área de tesorería estén debidamente soportados y que los documentos de respaldo cumplen con los requerimientos legales y los que exige la compañía.
• Verificar que los pagos a los proveedores se hagan en las fechas acordadas.
• Controlar el pago de las obligaciones financieras de la empresa, sus intereses y otros cargos financieros.
• Verificar que los documentos, títulos valores, dinero en efectivo que estén en custodia del área de tesorería se encuentren seguros y en condiciones óptimas.
• Realizar todo tipo de pagos, incluyendo los de caja menor.
• Analizar las condiciones de crédito de los clientes.
• Elaborar informes sobre el estado de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
• Elaborar informes de flujo de caja proyectado.

Son funciones de gran responsabilidad, que deben ser ejercidas por profesionales capacitados y especializados en el área de administración de empresas, como los que yo intento llevar de la mano, que picados por el mosquito de la administración buscan una salida profesional en este campo. Cuando hablamos de tesorería nos referimos a la liquidez del negocio en cada momento. La tesorería administra y maneja los fondos financieros, lleva el control del dinero disponible en la empresa, por eso es tan importante adquirir estas capacidades dentro del certificado, pero no por ello debemos olvidar la parte ética que acompaña a todos los contenidos y la relevancia de su cumplimiento… y a eso me quiero referir

A tres principios éticos que nos pide desarrollar el RD 107/2008 de 1 de febrero:

Confidencialidad. Respetar el carácter confidencial de la información que conozca en razón de su actividad y no utilizarla en beneficio propio o de terceros, ni divulgarla, ni permitir que otros lo hagan, salvo en los casos contemplados por la ley o con el consentimiento de cliente.

Responsabilidad. Rendición de cuentas. Asumir en todo momento la responsabilidad por sus propias acciones y por las de sus colaboradores, y estar siempre dispuesto a dar cuenta de sus decisiones y criterios ante quienes tengan derecho a conocerlas.

Integridad. que consiste en la coherencia de las decisiones entre sí y con los valores.

Hablemos de la confidencialidad-

Uno de los talentos que más admiro, estamos hablando de la no divulgación de la información recogida en un trabajo profesional, Solamente podremos difundir y utilizar dicha información tras un consentimiento expreso del cliente o por condiciones legales establecidas previamente. Un buen auxiliar de la gestión administrativa maneja información sobre temas sensibles en materia financiera dentro de la empresa, como problemas de liquidez, beneficios que obtiene, proveedores y expectativa de cumplimientos de obligaciones de pago debido a la tipología del trabajo que realiza, dicha información, no es para que la compartan a la hora del café con otros empleados de la organización.  Siempre se debe esperar, si dicha información pueda ocasionar por ejemplo problemas en los pagos de las nóminas del personal a que se haga una comunicación oficial, en la que se debería incluir una solución para poder cumplir con los pagos programados. Nunca debe ser conversación de pasillo las inspecciones tributarias o las sanciones que pueda sufrir la empresa.

Como consecuencia de no tomar en cuenta el principio de confidencialidad, no creo que este profesional se mantenga mucho tiempo en el puesto de trabajo, ya que apresuradamente perderán la confianza que la dirección ha depositado en su talento profesional. Por último, en cuanto la confidencialidad, debes tomar en cuenta, si la información que difunde es confidencial, exclusiva, tiene valor económico y es lícita, puedes incurrir en un delito de difusión, revelación o cesión de secretos, tipificado en el Código Penal, en su artículo 279, de manera que además de ser despedido de manera procedente, puede acabar incluso en la cárcel, pues este delito se castiga con penas de 12 a 24 meses de cárcel.

La integridad y responsabilidad

Ya dentro del MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD (RD 1514/2007 PGC) se dice que, una cualidad derivada de la fiabilidad es la integridad, que se alcanza cuando la información financiera contiene, de forma completa, todos los datos que pueden influir en la toma de decisiones, sin ninguna omisión de información significativa. Muy relacionada con la fiabilidad, se trata de ser coherentes con nuestro valor. Ocultar información relevante de la capacidad de la empresa, con o sin autorización deriva en la responsabilidad, que es nuestro ultimo principio a tratar en esta entrada, no por ello, menos importante ya que las leyes dieron a luz en el 2015 concepto como la responsabilidad penal de las empresas. Por otro lado, el papel y las responsabilidades de la función de tesorería, y más allá de los límites estrictos de su departamento han cambiado radicalmente desde el estallido de la crisis financiera en 2008. La crisis situó a la tesorería en el punto de mira, gracias a las actuaciones directas que adoptaron los responsables de tesorería para gestionar la crisis en los meses siguientes dieron paso a soluciones a largo plazo, transformando aún más el papel de estos profesionales.

Para finalizar, hay que recalcar que debido a su importancia como hemos leído, es fundamental que los profesionales que desempeñan estas funciones tengan principios éticos sólidos, requisito indispensable para que se genere la confianza necesaria para el buen desarrollo de sus labores. Me despido invitando a mis compañeros de trabajo que no conseguían información en internet acerca del tema ahora lean mi blog, que además le pega hoy mejor que nunca al trabajo que realizo. Espero sus comentarios.